Udbudmatriale forpagter

 


Odd Fellow ordenen i Roskilde

søger forpagter til palæets selskabslokaler

 

Indledning

Odd Fellow ordenen i Roskilde søger pr. 1. januar 2018 en forpagter til Odd Fellow palæets selskabslokaler.

 

Odd Fellow palæet er beliggende midt i hjertet af Roskilde tæt på Roskilde Domkirke, og er hjemsted for byens i alt 3 broderloger og 2 søsterloger, der afholder deres møder mandage til torsdage samt en fredag om måneden fra kl. 17 til kl. 23 i perioden fra den 1. september til den 15. maj. Logernes øvrige brug af selskabslokalet aftales i hvert enkelt tilfælde.

 

Selskabslokalerne giver store muligheder for afholdelse af private arrangementer på hverdage i dagtimerne og i hele weekenden.

 

Forpagterens profil

Det er vigtigt at ansøgeren har forståelse for stedet og Odd Fellow ordenens specielle karakter.

 

Ansøgeren skal være parat til at lægge mange kræfter i stedet, så det kan fremstå som et attraktivt sted for ordenssøskende og til afholdelse af selskaber, samt sikre at der kontinuerligt er veluddannet personale i køkken og selskabslokale til betjening af ordenens brødre og søstre samt de mange gæster.

 

Odd Fellow ordenen ønsker en forpagter, som kan se muligheder i stedets særlige placering i Roskildes bymidte både med hensyn til ordenssøskende, selskabsgæster og de mange turister, der besøger byen og den nærliggende domkirke.

 

Forpagtningsaftale

Der tegnes aftale for en 3-årig periode 01.01.2018 – 31.12.2020.

 

I forpagtningsaftalen indgår alt det til køkkenet og selskabslokalerne hørende inventar og service m.v., maskiner og øvrige driftsmidler, samt kølerum og lagerlokaler.

 

Forpagteren driver virksomheden for egen regning og risiko og afholder alle med driften forbundne udgifter, herunder personaleudgifter, moms og andre offentlige udgifter.

 

Forpagter betaler en årlig leje/forpagtningsafgift til Odd Fellow palæets administration.

 

Åbningstider:

Udover ovennævnte mødeaftener er der ingen faste åbningstider, men der kan på andre tidspunkter forekomme særlige arrangementer.

 

Forpagteren skal tilbyde mad- og drikkevare i et med palæadministrationen nærmere aftalt omfang.

 

Priserne reguleres efter aftale med palæudvalgets forretningsudvalg.

 

Forpagteren er forpligtiget til at komme med forslag med hensyn til løbende at variere sortimentet.

 

Ansøgning

Budgiver kommer med sin egen idé. 

Budgivere skal i ansøgning om forpagtning give en beskrivelse af 

  • ·         Koncept for udbuddet og mulighederne i øvrigt i selskabslokalerne,
  • ·         Forslag til menukort til bruger/mødepakker/arrangementspakker,
  • ·         Forslag til bemanding og serviceniveau,
  • ·         Forslag til markedsføring og profilering af selskabslokalerne, herunder egen hjemmeside,
  • ·         Uddannelsesmæssig baggrund og erfaring hos forpagter. 

 

Budgivere skal tillige 

  • ·         Angive forpagtningsafgift opgjort som årlig afgift, samt vedlægge en underskrevet tro- og love erklæring om, ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over 50.000,00 kr. og at der ikke er andre hindringer for opnåelse af de offentlige tilladelser, som er nødvendig for at drive selskabslokalerne,
  • ·         Stille med en bankgaranti på 50.000 kr. samt et beløb svarende til tre måneders forpagtningsafgift,
  • ·         Vedlægge referenceliste over tidligere restauranter som budgiver eventuelt har drevet.

 

Ansøgningsproces 

Skriftlig ansøgning sendes til formanden for Odd Fellow palæet senest den 15. august 2017, på nedenstående adresse:

 

Odd Fellow palæet

Palæadministrationen

Skolegade 13

4000 Roskilde

 

eller på mail til formanden for palæadministrationen Peter Sylvest ps@snoldelev.dk

 

Mærket: Forpagtning af Odd Fellow palæets selskabslokaler

 

Hele tilbuddet inkl. bilag skal være udarbejdet på dansk, og der skal kunne kommunikeres på dansk. Uanset udfaldet af udbudsforretningen ydes der ingen honorering til tilbudsgivere for udarbejdelse af tilbud og efterfølgende opstartsomkostninger. 

 

Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk enhed, der er tilbudsgiver og dermed

ansvarlig over for palæadministrationen. 

 

Ved udvælgelsen blandt de indkomne tilbud foretages en helhedsvurdering af de indkomne ansøgninger og forretningsudvalget for palæadministrationen vil løbende indkalde relevante ansøgere til nærmere drøftelse. Det forventes, at en endelig aftale kan tegnes omkring 1. oktober 2017.

 

For yderligere oplysninger om forpagtningen er du velkommen til at kontakte formanden for palæadministrationen Peter Sylvest på telefon 21 66 29 24 eller mail: ps@snoldelev.dk